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Utiliser un wiki

UTILISER UN WIKI

Système de communication tout a fait original, à la fois système de composition Web, outil de travail collaboratif et espace de discussion. Un wiki est beaucoup plus qu'un simple forum de discussion, c'est un site Web auquel tout le monde peut contribuer. Cet outil permet de construire des sites où chaque personne (autorisée) est un auteur potentiel, et peut modifier le contenu du site depuis son navigateur en tapant du texte structuré. Logiciel de co-écriture, il présente la particularité d'être accessible à tous, en ligne, à partir de n'importe quel point d'accès à l'internet.

Le Wiki se présente comme un logiciel relationnel. L'utilisateur peut modifier toutes les pages et apporter sa contribution. Tout le contenu du site est placé sous licence copyleft. Il existe plusieurs types de wiki plus ou moins complexes. Certains contiennent par exemple une fonctionnalité de sauvegarde des anciennes pages ou une fonction d'alerte d'édition de la page. Ils sont tous disponibles, téléchargeables sur l'internet. Les wikis téléchargeables sont distribués sous licence libre (OpenSource). Des communautés techniques et d'utilisateurs aident les individus souhaitant les utiliser.

Aucun logiciel particulier - hormis un navigateur Mozilla, Internet Explorer...- ne doit être installé sur le poste de l'utilisateur. Deux fonctionnalités en font sa particularité collaborative avancée : n'importe qui peut déposer une contribution, mais surtout n'importe qui peut créer de nouvelles pages, de nouveaux thèmes, sans connaissance du HTML.

Instrument récent (il existe depuis une dizaine d'année), il est essentiellement utilisé, pour l'instant, par des communautés habituées de l'internet et de son fonctionnement en réseau. Peu d'entreprises ou d'autres organisations traditionnelles ont tenté de l'employer.

Le processus collaboratif engendre de nouvelles méthodes de travail ...

Le travail collaboratif modifie les relations de communication entre les salariés. On passe ainsi d'une logique :

  • séquentielle à simultanée : le document que le salarié rédige peut être modifié par un tiers, sous les yeux de l'auteur.
  • asynchrone à synchrone : le document est réalisé en temps réel.
  • centralisée à délocalisée : tout collaborateur quelle que soit sa situation géographique, peut intervenir sur le document.
  • verticale à horizontale : toute personne, à condition de faire partie de la communauté, peut intervenir sur le document.

On passe ainsi d'une organisation hiérarchique à une logique de travail en réseau, dont les résultats proviennent du croisement de différents regards et compétences.

La mise en oeuvre modifie la configuration des équipes, les rôles et attributions dans le processus de production. Dans ces conditions, il s'avère nécessaire de réinventer le management de la structure.

En modifiant les hiérarchies, les relations, les procédures et les postures des salariés, le travail collaboratif perturbe l'organisation.

Le management se réorganise : ses nouvelles attributions doivent faire naître des compétences et des attitudes nouvelles de la part des salariés. Les salariés devront développer des compétences de partage, des désirs de connaissance, des capacités d'innovation et de réaction, accepter le consensus et l'intervention d'autres salariés, sans forme de légitimité hiérarchique sur leur travail, et enfin repenser leurs manières de se positionner par rapport aux autres. Les salariés et les experts deviennent des contributeurs. Ces nouvelles relations et attitudes entraînent des conséquences fortes en terme relationnel qui ne s'instaurent pas d'elles-mêmes. Contrairement à ses attributions habituelles de direction et d'organisation, le manager devra orchestrer, susciter la créativité, favoriser le « jouer ensemble », organiser les échanges (...). Ce rôle de pilote est nouveau pour le manager.

Le passage d'une organisation hiérarchique à une organisation en réseau engendre des sentiments d'incertitude, d'indécisions, des défauts d'identification, des pertes de repères et de place au sein de la structure. Aussi, voit-on parfois les salariés demander de nouvelles centralisations.

La notion de communautés

Les wikis ne sauraient être comparés à de simples sites web. Par essence, ils établissent une relation particulière entre les participants. S'il est possible de consulter des wikis en simple spectateur, l'intérêt du concept provient de l'implication des lecteurs dans l'édition des pages. Chaque visiteur peut se transformer, d'un simple clic, en un auteur actif.

Ce caractère "brutalement participatif", qui peut troubler l'utilisateur néophyte, amène les wikis à devenir de vastes communautés de contributeurs qui font vivre un espace partagé par tous et en constante évolution. Chacun peut non seulement donner son avis, mais aussi orienter les discussions, contredire ou compléter les propos déjà publiés, ou ajouter des pages et des sujets.

Etre "wikiste", c'est appartenir à une sous-communauté d'internautes, unifiée par l'usage d'un outil et le respect d'un état d'esprit commun, orienté vers la collaboration et le partage. On parle parfois de "WikiLove" pour désigner cet engouement, qui confine parfois à la passion, voire à l'obsession, conduisant à transformer tous les mots en "MotsWiki" (mots devant donner naissance à une page sur le wiki).

Quelques inconvénients

Il existe un décalage entre la première impression et la réalité : la simplicité, la facilité et l'ouverture à la contribution cachent la complexité des liens qui forment le wiki. De multiples contributions couvrent une grande variété de thèmes. La difficulté de repérage freine la co-production et encourage la production singulière. La création et l'utilisation des liens sont poussées à l'extrême. Ils font partie du raisonnement du contributeur. Cela perturbe la lecture et le repérage des 'lieux' de contenu pour le lecteur.

Globalement, la vision d'ensemble manque de clarté et ce malgré la présence active du jardinier. L'outil wiki exacerbe notamment certains difficultés d'utilisation des outils multimédia : surcharge cognitive et difficultés de repérage.

Les difficultés constatées lors de la mise en place d'un projet collaboratif se retrouvent sur l'outil wiki, elles sont même parfois amplifiées.

L'organisation, l'entreprise se prêtent mal à l'absence de structuration et de contraintes propres au wiki. On l'a dit, du fait de l'absence de structuration et de contraintes, le wiki fonctionne plus difficilement en entreprise. Une plate-forme classique de travail collaboratif résulte d'une convergence d'acteurs, alors que le wiki repose sur la capacité, la volonté de l'individu utilisateur de créer sa propre collaboration : il prend autant d'importance que le groupe dans la bonne utilisation.

Disposer d'un projet ou d'un intérêt commun ne suffit pas pour donner et échanger, la volonté et l'envie de l'individu restent au coeur du wiki.

Le contexte de l'entreprise semble également souffrir de la perspective égalitaire du wiki. L'absence de règles, de cadres, de modalités prédéfinies vient perturber l'organisation structurée.

Aussi, établir un lien entre les potentiels du wiki et la logique de l'entreprise s'avère nécessaire avant toute mise en place. Il s'agit de passer par :

  • une sensibilisation les salariés à la philosophie du libre, au partage des connaissances
  • un aménagement des temps et des activités permettant aux individus de travailler ensemble et en leur donnant un sens
  • une adoption systématique du mode projet.

Positionnement du wiki par rapport aux autres outils collaboratifs

Le wiki ne gomme pas les difficultés inhérentes aux autres pratiques collaboratives. Elles peuvent même s'amplifier par l'absence de contraintes liées (mise en forme, structure thématique, objet). A la différence des autres outils, où les processus et la convergence des actions peuvent être le moteur du travail collaboratif, les participants auto-gèrent l'alimentation et la conduite du site.

Au niveau organisation et par comparaison avec les plates-formes collaborative, le wiki est un outil d'élaboration collective de contenu et non de capitalisation des connaissances, la structure du contenu évolue en permanence, elle n'est ni figée ni normée, il est auto-régulé et non géré et il favorise les communautés innovantes.

Les acteurs et leurs positions/relations diffèrent. La place de chef de projet d'une plate-forme classique est occupée par un jardinier dans le cas du wiki. On trouve le contributeur et son réseau chez le wiki, et le manager, le chef de projet, la direction (...) dans le cas des outils plus normés.

L'outil wiki valorise autant l'intérêt individuel que collectif.

Les outils traditionnels de travail collaboratif proposent un objectif partagé, un modèle de fonctionnement, définissent des droits d'accès, cadrent les participations et valorisent savoirs et compétences. L'utilisateur doit s'approprier les outils proposés.

L'utilisateur du wiki apporte sa contribution personnelle, en fonction de ses intérêts, ses attitudes et comportements lui sont propres (et non normés par des règles), il accepte des règles du jeu ouvertes et égalitaires. L'expérience et un comportement actif et réactif compte chez le 'wikiste'.

Wiki et blog : quelles différences ?

Sur le plan fonctionel

Les systèmes de Weblogs (contenant) sont conçus pour publier des articles. L'article est l'unité de base du Weblog (contenu d'un site Web basé sur l'utilisation d'un système de Weblog contenant). Bien que la forme de cet article puisse varier (texte pur, tableau, images, etc.), il se caractérise toujours par son auteur et sa date de publication. les Weblogs sont des outils orientés vers la communication d'information de type textuelle. Cette information est d'abord traitée comme un flux chronologique (de type journal télévisé) avant d'être stockée sous forme d'archives datées (bibliothèque), et vite oubliées. La valeur de l'information est plus dans son actualité que dans sa pertinence à long terme.

L'unité de base du Wiki est la page ou encore le noeud ("node"). Il n'y a pas aujourd'hui de distinction entre les deux termes, bien que certains Wikis comme TiddlyWiki commencent à inclure plusieurs noeuds dans une page. Une page contient des contenus variés (texte, images, etc.) qui ont pu être créés par différents auteurs. Elle est liée avec les autres pages par un lien généralement créé automatiquement (on entre d'abord le lien vers la page avant de la composer). La relation entre les noeuds/pages est hiérarchique : on retrouve la notion de père-fils. Une page index permet de naviguer dans le site en référençant des mots-clés appelés MotsWikis, supports des liens.

Tous les deux sont des outils de publication. La base technique utilisée pour un wiki (à l'instar de wikini) peut-être utilisée pour monter un blog. La distinction commune entre les deux veut que le blog soit utilisé par un individu alors que le wiki serait un outil collectif.

Certains bloggers rétorqueront qu'il existe des communautés de bloggers, inversement, un wiki peut être exploité par un seul individu.

La différence réside davantage entre des fonctions de publication et d'édition. Le blog permet de publier une contribution, il s'apparente, sur ce point, aux forums. Le wiki permet d'éditer une page déjà écrite, de la modifier, puis de la publier de nouveau. De ce fait, le blog s'emploie davantage pour le suivi des actualités, des rubriques pré-organisent souvent le contenu. Un wiki rassemble une somme d'informations modifiées ou non, et joue davantage avec les liens internes au site, qu'ils soient des liens vers d'autres pages ou vers des contributeurs du site wiki en question.

Sur le plan technique

Bien que reposant pour la plupart sur des bases de données relationnelles, peu de systèmes de Weblog permettent d'en exploiter les possibilités pour structurer des données. Certes, certains proposent des systèmes de recherche textuelle dans les articles ou un classement par sous-rubrique, mais il est rare de pouvoir filtrer et/ou trier les articles selon un autre critère (notation, entrée dans un champs spécifique, etc.). A notre connaissance, seul l'outil ExpressionEngine de PMachine dispose actuellement de puissantes fonctions de création et de requêtage.

En revanche, la page Wiki est liée avec les autres pages par un lien généralement créé automatiquement (on entre d'abord le lien vers la page avant de la composer). La relation entre les noeuds/pages est hiérarchique : on retrouve la notion de père-fils. Une page index permet de naviguer dans le site en référençant des mots-clés appelés MotsWikis, supports des liens.

Les différentes versions d'un même noeud sont historisées, mais les dates de création/modification ne constituent pas un critère structurant, à la différence des Weblogs. Les seuls éléments de structure des Wikis sont donc :

  • les pages/noeuds
  • les liens/MotsWikis

Naturellement , les Wikis offrent des possibilités de création plus étendues, puisque les contraintes sont minimales. En contrepartie, l'absence de structure rend la navigation, la recherche et la sélection entre les contenus fastidieuse voire impossible.

C'est pourquoi une nouvelle génération de Wikis apparait, qui intégre une nouvelle forme de structuration, les formulaires. Ces formulaires permettent de spécifier le type et le format des données, et de les ranger dans une base de données. Ils rendent possibles le filtrage et le tri des données par requêtage.

Il est ainsi possible de constituer un système de Weblog à partir d'un Wiki en créant un formulaire qui spécifie :

  • la date de création
  • le titre de l'article
  • le corps du texte
  • le nom de l'auteur
  • une liste de commentaires
  • une liste de liens croisés

Une simple requête présentant les articles par ordre chronogique inversé fera alors passer le Wiki pour un Weblog.

Fort de cette nouvelle possibilité, le Wiki peut alors se rêver plate-forme de développement d'applications reposant sur une base de données. La simplicité de création des pages fait alors bon ménage avec les possibilités de saisie/restitution de données. Les précurseurs JotSpot ou XWiki parlent alors de Wiki applicatif.

Comme nous l'avons vu, les Wikis ne sont pas structurés autour de la date de création du contenu. Ceci revient à dire qu'ils sont orientés dépôt d'information plutôt que flux d'actualité. Il sont donc naturellement de biens meilleurs outils pour la gestion de connaissances que les Weblogs. Ils sont par contre moins adaptés à la diffusion rapide d'informations relatives à des évènements (bien qu'ils sachent aussi générer des flux XML de type RSS/Atom).

L'autre différence fondamentale avec les Weblogs est qu'ils sont plus tournés vers la rédaction collaborative de documents que vers l'édition unipersonnelle d'articles. La page/le noeud étant éditable par toute personne autorisée, sans que le nom de l'éditeur apparaisse directement, le document peut se construire de façon collective et désynchronisée, ce qui est très difficile avec un Weblog (où les notions de date et d'auteur sont fondamentales).

Et les forums?

Par rapport aux forums, l'article exprime un fait, un sentiment, une opinion ou une information plutôt qu'une question. Bien qu'un système de Weblog permette de reproduire le fonctionnement d'un forum, c'est l'usage qui en est fait qui différe. Alors que dans un forum, ce sont plutôt les réponses à un fil de discussion ("thread") qui importent, l'article du Weblog est aujourd'hui prépondérant sur les commentaires. L'avenir dira si l'usage des Weblogs et celui des forums se confonderont. Refermons cette parenthèse.

Contrairement à un forum, qui est une suite de conversations ayant un début et une fin, administré par un modérateur, le Wiki est un projet évolutif dans son contenu et dans sa forme, dont toute la communauté est responsable. Enfin, par rapport au newsgroup, qui réunit aussi des individus autour d'un thème, le Wiki offre plus de fonctionnalités et n'est pas visuellement une suite de contributions figées.

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