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Connaître les prinicpes d'un système de gestion de contenu

CONNAITRE LES PRINCIPES D'UN SYSTEME DE GESTION DE CONTENU

Principes

La gestion de contenu est un concept récent, qui a vite pris beaucoup d'importance avec le développement d'Internet, la gestion de site web et un de ses dérivés, les portails d'entreprise. Le contenu représente la convergence des documents avec les données. Le contenu est donc le résultat de la gestion des documents sous forme de données.

La gestion de contenu est un concept transversal qui concerne tous les secteurs d'activités et tous les métiers de l'entreprise. Ils sont tous en effet utilisateurs et producteurs de contenu. Leur activité utilise et produit des documents, soit de manière directe (c'est l'objet de leur activité), soit de manière indirecte (les documents accompagnent la production elle-même, typiquement la documentation « produit »). La numérisation (digitalisation) des documents et de manière générale, la convergence vers le numérique des médias, quels qu'ils soient (textes, images, sons), ajoute une importance toute particulière à la gestion de contenu qui a l'ambition de permettre la gestion de l'ensemble des médias dits non structurés.

Les finalités d'un système de gestion de contenu

  • Travailler en groupe: pour favoriser la collaboration entre les individus et leurs communautés en optimisant le travail individuel et d'équipe par le partage de la connaissance et des meilleures pratiques.
  • Partager les connaissances: pour restituer la connaissance avec pertinence grâce à l'accès aux compétences de réseaux d'experts qui fournissent systématiquement la bonne réponse à la bonne personne et au bon moment au travers d'une solution web simple d'usage, homogène et intuitive.
  • Gérer des documents: pour encourager les collaborateurs et les communautés auxquelles ils appartiennent à publier leur savoir au travers de services web qui leur sont mis à disposition dans des espaces de travail collaboratifs dont ils sont propriétaires.

L'exemple du Wiki

Le Wiki est un système de gestion de contenu qui permet aux entreprises, quelle que soit leur taille, de mieux communiquer avec leurs partenaires. Il est utilisable sans installation et accessible par n'importe quel partenaire, de n'importe où et n'importe quand. Il permet de créer un site Web dynamique sur lequel tout visiteur peut modifier le contenu des pages, à volonté. Imaginé en 1995 par Ward Cunningham, le Wiki est, en quelque sorte, l'expression virtuelle d'un groupe qui s'autorégule. L'objectif est d'obtenir un consensus, tout en conservant l'historique qui a permis d'y arriver. C'est un outil incroyable de simplicité et d'efficacité. La publication des contenus se fait sans intermédiaire, elle est très simple et instantanée.

Pour les PME, le Wiki peut contribuer à donner un esprit de corps, en facilitant les échanges. Dans le même esprit, le Wiki peut devenir un outil de gestion du type intranet. Dans ce cas, un groupe de salariés identifiés met en ligne le contenu, les autres utilisateurs ne s'apercevant pas que l'intranet est en fait un Wiki. Le Wiki est alors utilisé comme un outil de gestion de contenu plus classique, mais avec plus de souplesse. Toutes ces possibilités font du Wiki un outil collaboratif hautement attractif.

Les principales fonctions

  • la création de documents
    • Edition de contenu (Wysiwig)
    • Syndication et agrégation de contenus (RSS)
  • le traitement de l'information
    • Gestion de la présentation (feuille de style)
    • Gestion du flux éditorial (Workflow)
    • Gestion de l'indexation (catégorisation et étiquettage)
    • Gestion du cycle de vie des contenus (archivage et versioning)
    • Gestion du référencement (méta-données)
    • Gestion multilangues
  • la diffusion des connaissances
    • Navigation
    • Recherche plein texte, sur les méta-données et sur les référenciels (rétrolien)
    • Authentification
    • Personnalisation
    • Droits d'accès et intervenants
    • Travail en groupe (commentaire/annotation, forum, glossaire, liste de diffusion...)
    • Réutilisation des données
    • Système d'alerte
    • Impression
  • l'adminitration d'un site
    • Paramétrage:CSS, Menu, Workflow, catégories, étiquettes...
    • Supervision:utilisateurs, groupes
    • Analyse des usages
    • Sauvegarde (backup)
  • l'intégration avec un autre système d'information
    • publication multicanal
    • exportation des données
    • importation des données
    • création de plug-in
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